Implementación de un sistema web para el proceso de gestión documental en una entidad pública en la ciudad de Lima - 2021

Abstract

El proyecto titulado “Implementación de un sistema web para el proceso de gestión documental en una entidad pública en la ciudad de Lima-2020”, se basó en algunos problemas de gestión documental que actualmente tiene una entidad pública por la pandemia. Por lo que se tomó como objetivo Implementar un sistema web para el proceso de gestión documental en una entidad pública. Para el proyecto se definieron nuestros tres principales problemas en el trámite documentario de la gestión documental, donde estos fueron, tiempo de atención, dependencia de activos físicos y cantidad limitada de atención en el trámite documentario. Estos problemas redujeron a gran escala la conformidad con el servicio de tramite documentario tanto para la entidad como para el solicitante. Por la premura y necesidad de tener un producto funcional lo antes posible, reduciendo el gran impacto que estos problemas traían, se escogió implementar la metodología SCRUM, ya que con esta metodología se podría usar el sistema desde los primeros entregables, cosa que con un sistema gratuito o de paga ya realizado demoraría en adaptarse al flujo que se tiene. Asimismo se consideró la guía de SBOK, donde se nos indica las fases y procesos a realizar en el proyecto, además de los artefactos SCRUM que se utilizarían. Finalmente se demostró que la implementación del sistema web para la gestión documental participó en el aumento de atenciones del trámite documentario y en la reducción de la dependencia en activos físicos para la gestión documental. Por otro lado, se simuló el proceso antes y después de la implementación del sistema web para comparar los tiempos en el flujo de trámite, sorprendiéndonos la cantidad de ahorro de tiempo con el sistema.

The project entitled "Implementation of a web system for the document management process in a public entity in the city of Lima-2020", was based on some document management problems that a public entity currently has due to the pandemic. Therefore, the objective was to implement a web system for the document management process in a public entity.For the project, our three main problems in the documentary process of document management were defined, where these were, attention time, dependence on physical assets and limited amount of attention in the documentary process. These problems greatly reduced compliance with the document processing service for both the entity and the applicant.Due to the urgency and need to have a functional product as soon as possible, reducing the great impact that these problems brought, it was chosen to implement the SCRUM methodology, since with this methodology the system could be used from the first deliverables, than a common system free or paid already made would take time toadapt to the flow of our public entity has. Likewise, the SBOK guide was considered, where the phases and processes to be carried out in the project are indicated, in addition to the SCRUM artifacts that would be used.Finally, it was demonstrated that the implementation of the web system for document management participated in the increase the attention to the documentary process and in the reduction of dependence on physical assets for document management. On the other hand, the process was simulated before and after the implementation of the web system to compare the times in the process flow, surprising us with the amount of time saved with the system.